De papieren van je huishoudelijke administratie ordenen.

De papieren van je huishoudelijke administratie ordenen is een klus die best belangrijk is in jouw huishouden. Misschien niet de leukste bezigheid maar het is wel goed om dit op orde te hebben en te houden.

Je kunt er voor kiezen om alle zaken op papier bij te houden. Als je niet in het bezit bent van een laptop of computer dan is dit een handige manier. Ook als je het prettig vind om alles overzichtelijk op papier voor je te zien dan werkt deze manier het beste.

In dit artikel laat ik je zien op welke manier je mappen kunt indelen en hoe je het beste je papieren daarin kunt ordenen. Als je het goed doet en wekelijks bijhoudt dan ben je in een mum van tijd klaar.

De papieren van je huishoudelijke administratie overzichtelijk ordenen.

Om je administratie goed op te kunnen zetten en bij te houden heb je een aantal spullen nodig:

• Een stuk of 8 ordners
• Een kast waarin je je ordners bij elkaar kunt opbergen
• Tabbladen om per map de onderwerpen te scheiden van elkaar
• Plastic insteekhoezen die in je ordners kunnen
• Een perforator
• Een nietmachine
• Pen en papier

Als je deze spullen in huis hebt dan heb je alles verzameld om een goede administratie op te zetten.

Verdeel de mappen.

Je hebt een aantal ordners aangeschaft, de brede ordners of de smalle ordners, en op de rug van de ordners zit een sticker waar je op kunt schrijven wat er in zit. Dat is heel handig voor het overzicht. Want als je de mappen netjes naast elkaar in de kast hebt staan dan zie je in één oogopslag welke map je nodig hebt.

Wat je ook kunt doen is verschillende kleuren ordners nemen. Zo heb je voor ieder onderwerp een andere kleur ordner. Dat ziet er ook nog eens vrolijk uit.

Verdeel de mappen bijvoorbeeld op de volgende manier:

• Map 1: Verzekeringen
• Map 2: Bankzaken, hypotheek, leningen
• Map 3: Huis
• Map 4: Vervoer
• Map 5: Belastingdienst
• Map 6: Werk en pensioen
• Map 7: Kind één
• Map 8: Kind twee

Hoe deel je de mappen overzichtelijk in?

Map 1:

In map 1 komen alle papieren die met verzekeringen te maken hebben. We kunnen de volgende verzekeringen onderscheiden:

• zorgverzekering
• uitvaartverzekering
• levensverzekering
• opstalverzekering (je huis dus)
• inboedelverzekering (je meubels, apparatuur, sieraden)
• verplichte aansprakelijkheidsverzekering
• autoverzekering
• aanhanger- caravan- of camper verzekering
• fiets-, scooter- en motorverzekering
• reis- en annuleringsverzekering
• rechtsbijstandverzekering

En misschien heb je nog wel meer verzekeringen dan hierboven vermeld staan. Bijvoorbeeld als je een bijzondere of dure hobby hebt waar je een aparte verzekering voor af kunt sluiten.

Map 2:

In deze map kun je de papieren opbergen die met geldzaken te maken hebben:

• papieren van je hypotheek
• de aankoopakte van je huis
• kadaster papieren
• papieren van de huurovereenkomst van je huis
• een overzicht van je andere leningen
• je bankafschriften geordend per rekening
• creditcardinformatie

Map 3:

Mapje nummer 3 kun je gebruiken om alle papieren in te doen die direct met je huis en tuin te maken hebben. Je kunt met de tabbladen verschillende “hoofdstukken” maken:

• energiemaatschappij
• waterleidingbedrijf
• rekeningen van loodgieter, schilder, rioolontstopper, klusjesman
• belangrijke bonnetjes
• gemeente
• SVHW
• internet en tv

Map 4:

In map nummer 4 komen alle papieren die te maken hebben met vervoermiddelen, zoals:

• auto
• motor
• scooter
• fiets
• aanhangwagen / caravan / camper
• aanschafbonnen voor deze items
• onderhoudspapieren
• ANWB
• garage rekeningen
• openbaar vervoer
• verkeersboetes (hopelijk blijft dit hoofdstuk leeg…)
• verzekeringspapieren voor deze vervoermiddelen

Die verzekeringspapieren mag je natuurlijk ook in map 1 doen in plaats van in deze map.

Map 5:

Tja, we moeten er toch aan geloven. Map 5 is voor de belastingdienst. Ieder jaar moet je je belastingaangifte invullen en opsturen. En daar komt soms wel een leuk stapeltje papieren bij kijken. Bewaar ze allemaal in een map bij elkaar.

Mocht je ooit nog eens hulp nodig hebben bij het invullen van de belastingaangifte dan heb je de benodigde papieren allemaal bij de hand. We maken onderscheid in:

• belastingaangiftes
• (voorlopige) aanslagen
• bewijsstukken

Map 6:

In map 6 mag je de papieren stoppen die met je werk en pensioen te maken hebben:

• je arbeidsovereenkomst
• papieren die je hebt gekregen bij je promotie
• loonstrookjes
• jaaropgaaf
• declaraties die met je werk te maken hebben
• belangrijke, informatieve brieven die je wilt bewaren
• pensioen papieren

Map 7:

Map 7 is bestemd voor je oudste kind. Hierin komen alle belangrijke papieren die alleen met je oudste troonopvolger te maken hebben. Je kunt de map indelen in de volgende categorieën:

• school / opleiding; alle papieren die belangrijk zijn om te bewaren
• rapporten van school
• diploma’s en certificaten
• pasfoto’s en schoolfoto’s
• lidmaatschapspapieren van sportclubs, muziekschool, scouting en dergelijke
• lidmaatschap van tijdschriften
• stageovereenkomsten
• arbeidsovereenkomsten van vakantiebaantjes e.d.
• inentingspapieren
• bijsluiters van medicijnen
• overzichten van bankrekeningen en spaarrekeningen
• aankooppapieren van een fiets of scooter voor je zoon / dochter
• verzekeringspapieren voor die fiets of scooter

Die laatste zou je ook in map 1 kunnen opbergen. Kies voor jezelf wat je overzichtelijker vindt.

Map 8:

En een eventuele map 8 is dan uiteraard voor je volgende kind. Met daarin zijn of haar belangrijkste papieren. Voor de indeling; zie de map van je oudste kind, map 7. Misschien heb je meer kinderen. Dan maak je natuurlijk ook een map 9, of 10,11,12,13 of meer aan.

Maak voor ieder kind een eigen map met daarin de specifieke papieren die op hem of haar van toepassing zijn. Dat is lekker overzichtelijk. En als ze zo oud zijn dat ze zelf hun administratie willen gaan bijhouden dan hebben ze alles mooi bij elkaar zitten.

Een extra map:

Je kunt natuurlijk zoveel mappen nemen als je zelf zou willen. Je kunt bijvoorbeeld nog een extra map inrichten waarin allerlei verschillende informatie komt te zitten zoals papieren die te maken hebben met:

• air miles, spaarpunten van je tankstation, spaarsystemen van kledingwinkels en andere spaarkaarten
• informatie over de bloedbank als je bloed geeft, of over je donorregistratie
• de administratie van je vaste telefoon of je mobieltje
• de papieren die je krijgt als je een vakantie boekt
• samenlevingscontract
• trouwboekje en huwelijkse voorwaarden
• gebruiksaanwijzingen van apparaten en machines

En zo zijn er nog wel wat dingetjes te bedenken. Deel het in op een logische en overzichtelijke manier. Dan kun je alles weer snel terugvinden.

Hoelang moet je je papieren bewaren?

Het is in Nederland verplicht om je administratie 5 jaar lang te bewaren. Dus als het goed is zitten er geen papieren meer in je ordners die ouder zijn dan 5 jaar. Je mag bepaalde papieren natuurlijk altijd langer bewaren maar het hoeft niet.

Voor het overzicht zou ik willen adviseren om ieder jaar even te kijken wat er uit je map kan en weggegooid mag worden.

Jaarlijks krijg je van de verzekeringsmaatschappij een overzicht van de verzekeringen die je voor dat jaar bij hen hebt lopen. Als je dat overzicht binnen hebt dan mag je het overzicht van het jaar daarvoor weggooien.

Voor je huis geldt dat je de papieren van de aankoop en de hypotheek het beste kan bewaren zolang je in het huis woont en dan daarna nog 5 jaar.

Voor bedrijven is het verplicht om alle administratieve rompslomp 7 jaar te bewaren.

Per map een duidelijke indeling maken.

Het is belangrijk om de papieren van je huishoudelijke administratie netjes te ordenen.

Je kunt de papieren in je map goed gescheiden van elkaar opbergen door middel van tabbladen. Er zijn tabbladen op alfabet en tabbladen waar je zelf op kunt schrijven welke papieren daarachter opgeborgen zitten. Kies wat voor jou het beste werkt. Je kunt kiezen voor papieren of plastic tabbladen.

De plastic insteekhoezen zijn weer makkelijk om losse spullen in op te bergen. Stel, je hebt paspoorten of identiteitskaarten van al je gezinsleden en die wil je bij elkaar houden. Dan stop je ze in een plastic insteekhoes en berg je ze op achter het tabblad ‘paspoorten’. Ze zijn dan makkelijk terug te vinden.

Ook kun je belangrijke kassabonnetjes in een plastic insteekhoes bewaren. Als je je kassabonnetjes of pinbonnetjes liever bewaart bij de originele rekening die je hebt gekregen dan kun je die aan elkaar vastnieten.

Let op: sommige bonnetjes worden geprint met inkt die vervaagt, want dat is goedkoper voor de verkoper. Mocht dat het geval zijn bij belangrijke bonnen of garantiebewijzen, maak dan voor jezelf even een kopietje. Bewaar ze bij elkaar. Zo heb je voor jezelf toch een duidelijk leesbaar bewijsje.

Een wekelijks karweitje.

Maak alle post die je binnenkrijgt altijd gelijk open. Soms zitten er brieven bij waar je meteen op moet reageren. Post waar niet direct op gereageerd hoeft te worden bewaar je in een speciaal bakje of een bepaalde la in je kast die alleen daarvoor bestemd is. Zo houd je alles overzichtelijk bij elkaar, en kan er niks kwijtraken.

Probeer voor jezelf een vaste dag in de week te kiezen waarop je de administratieve zaken regelt. Dus alle post die in de afgelopen week is binnengekomen ga je behandelen. Plan dit als het mogelijk is vroeg in de ochtend. Handel het af, dan hoef je er de rest van de dag niet meer tegenop te zien.

Je betaalt de rekeningen die nog open staan. Schrijf op de rekening zelf even het woord ‘Betaald’ met de datum erbij. Zo heb je voor jezelf een goed overzicht en kun je later altijd nog in je papieren en je bankzaken snel terugkijken wanneer de betaling gedaan is.

Zorg dat je de rekeningen op tijd betaald, in ieder geval binnen de aangegeven betalingstermijn. Zo voorkom je dat je aanmaningen of zelfs boetes krijgt. Want aanmaningen en boetes kosten veel geld en daardoor kun je financieel weer in de problemen komen.

Je reageert op brieven waarin mensen informatie van je vragen, je belt om afspraken te maken met monteurs en dergelijke en je loopt zo de zaken één voor één na. Totdat je alles gehad hebt.

Als je dat gedaan hebt dan maak je met de perforator gaatjes in de brieven die opgeborgen mogen worden en je stopt ze in de juiste map achter het goede tabblad. Doe de nieuwste brief bovenop de oudere. Dit is een goede manier om de papieren van je huishoudelijke administratie te ordenen. Overzichtelijk, duidelijk en netjes.

Heb je geen tijd om alles direct af te handelen? Schrijf dan op een schrijfblok alle zaken die je nog moet regelen. Zo heb je alle zaken op een rijtje kun je niks vergeten. Heb je op een gegeven moment verschillende klusjes afgehandeld, streep ze dan door. Het geeft een opgeruimd en vooral een gerust en voldaan gevoel als alles weer geregeld is. En zo houd jij je administratie op orde!

Dit artikel bevat affiliate links. Ik plaats alleen affiliate links van producten waar ik zelf achter sta. Als je via die affiliate links een bestelling doet bij bijvoorbeeld Bol.com dan wordt dat zeer gewaardeerd. Het kost jou niks extra’s en ik krijg daarvoor een kleine commissie. Op die manier kan ik deze website onderhouden. Alvast bedankt!